Uw bedrijf is uniek – Waarom uw algemene voorwaarden niet?

Andere werkwijze, andere commerciële insteek

In algemene voorwaarden worden belangrijke zaken geregeld, zoals de (beperking van) aansprakelijkheid, levering of uitvoering, klachten en garanties, zekerheden en eigendomsvoorbehoud, en het toepasselijk recht op de overeenkomst. Uw bedrijf is uniek en is anders dan de concurrent. Uw werkwijze zal ook anders zijn. Het ene bedrijf legt afspraken vast in een dik contract. Het andere bedrijf legt afspraken vast in Whatsappberichten. Wellicht maakt u andere afspraken over de levering van bestellingen. Ook kan het zijn dat u andere risico’s heeft. U kunt lagere of hogere risico’s hebben. Daarom is het ook belangrijk dat uw algemene voorwaarden aansluiten bij uw bedrijf.

Nog een aantal andere belangrijke punten: passen de algemene voorwaarden ook bij uw bedrijfs- en of commerciële filosofie? En passen uw algemene voorwaarden bij uw klanten?

Het dichttimmeren van algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden kunnen zo worden opgesteld dat alles helemaal is dichtgetimmerd. Maar is dat commercieel handig? Ik heb wel eens de opdracht gekregen om algemene voorwaarden te beoordelen die ontzettend kopersonvriendelijk waren. Het bedrijf kwam met de opmerking dat ze regelmatig discussies hadden over de algemene voorwaarden. Gelet op de kopersonvriendelijke voorwaarden was dit niet vreemd. Het bedrijf had regelmatig discussies, terwijl algemene voorwaarden juist bedoeld zijn om niet over elk detail hoeven te onderhandelen.

In algemene voorwaarden zie je bijvoorbeeld weleens staan dat alle aansprakelijkheid wordt uitgesloten. Dat bedrijf is dus nergens aansprakelijk voor. Heeft het bedrijf iets fout gedaan, dan blijft de klant dus met lege handen achter. Erger nog, de klant blijft misschien wel met behoorlijke schade zitten. Is het gelet op uw soort klanten commercieel handig om alle aansprakelijkheid uit te sluiten? Of rennen klanten dan weg, wil niemand zaken met u doen of lijdt u reputatieschade? Mag u alle aansprakelijkheid wel uitsluiten? Verkoopt u aan consumenten, dan gelden er andere of strengere regels dan in het geval u verkoopt aan zakelijke klanten. In algemene voorwaarden kan uw aansprakelijkheid en dus uw risico’s worden beperkt op een manier dat dit commercieel en wettelijk gezien past bij uw bedrijf en bij uw klanten.

Linksom of rechtsom, algemene voorwaarden zijn een van de belangrijkste onderdelen van een contract en het opstellen daarvan blijft maatwerk.

Algemene voorwaarden moeten worden overeengekomen

Heeft u goede algemene voorwaarden, dan bent u er nog niet. U wilt ook graag dat u een beroep kan doen op uw algemene voorwaarden als dit nodig mocht zijn. U moet er dus voor zorgen dat de algemene voorwaarden ook onderdeel zijn van de overeenkomst die u wilt sluiten. Het Burgerlijk Wetboek regelt hoe dit moet gebeuren.

Hoe worden algemene voorwaarden onderdeel van de overeenkomst?

Aan twee vereisten zal moeten zijn voldaan:

1.  Duidelijk en tijdig

Vóór of bij het sluiten van de overeenkomst moet duidelijk worden gemaakt dat algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit kan zowel mondeling, schriftelijk als elektronisch. Belangrijk is dat u kunt bewijzen dat duidelijk is gemaakt dat algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Vaak wordt in een contract opgenomen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit is de beste manier om duidelijk te maken (en te bewijzen) dat algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Maar wat nu als afspraken niet in een contract worden vastgelegd of men vergeet in het contract op te nemen dat algemene voorwaarden van toepassing zijn?

In communicatie voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst kan ook duidelijk worden gemaakt dat algemene voorwaarden van toepassing zijn. Vóór het sluiten van een overeenkomst kan door middel van bijvoorbeeld e-mails, offertes, opdrachtbevestigingen, andere contractdocumentatie of facturen (voor eerdere leveringen of verrichte diensten) duidelijk worden gemaakt dat algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Let wel op!

Een stilzwijgende of impliciete verwijzing naar algemene voorwaarden is vaak onvoldoende. Hetzelfde geldt voor een enkele vermelding op een factuur ná het sluiten van de overeenkomst. De klant moet de algemene voorwaarden namelijk wel hebben aanvaard. Daarvoor moet voor de klant duidelijk zijn dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Wordt na het sluiten van de overeenkomst pas duidelijk dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, dan heeft de klant de algemene voorwaarden – in de meeste gevallen – niet aanvaard. Anders gezegd, als u bent vergeten de algemene voorwaarden tijdig van toepassing te verklaren, dan kunt u niet achteraf (eenzijdig) bepalen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn.

2.  Aanvaarden van algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden moeten dus van toepassing worden verklaard en de klant moet dit ook aanvaarden. De klant moet hiermee instemmen. Dit kan expliciet. Bijvoorbeeld door ondertekening van een contract. Het kan ook stilzwijgend. Bijvoorbeeld door uitvoering van de overeenkomst zonder protest.

Zijn de algemene voorwaarden duidelijk en tijdig van toepassing verklaard en heeft de klant de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden aanvaard, dan bent u er nog niet helemaal. U dient de klant ook een redelijke mogelijkheid te geven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.

Wanneer is die redelijke mogelijkheid gegeven?

 De klant is een redelijke mogelijkheid geven om kennis te nemen van algemene voorwaarden als u de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst:

1. Fysiek heeft overhandigd;
2. Elektronisch heeft toegezonden (bijv. als pdf in een e-mail);
3. Toegankelijk heeft gemaakt via een hyperlink, mits de algemene voorwaarden gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd en opgeslagen;
4. Of als een van voorgaande wijzen niet mogelijk is:

• als vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant bekend is gemaakt dat de voorwaarden bij u ter inzage liggen of bij een Kamer van Koophandel of een griffie van een rechtbank zijn gedeponeerd en is bekend gemaakt dat de algemene voorwaarden op verzoek zullen worden toegezonden; of
• als vóór of bij het sluiten van de overeenkomst bekend is gemaakt aan de klant waar van de algemene voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen en dat op verzoek de voorwaarden langs elektronische weg of op andere wijze zullen worden toegezonden.

Let wel op!

Sluit u fysiek een contract en worden de algemene voorwaarden digitaal toegestuurd of wordt bekend gemaakt dat digitaal kennis kan worden genomen van de algemene voorwaarden, dan moet de klant hiermee wel uitdrukkelijk instemmen.

Wat zijn de gevolgen als de klant geen redelijke mogelijkheid heeft gekregen om kennis te nemen van algemene voorwaarden?

Heeft de klant geen redelijke mogelijkheid gekregen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden, dan zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar. De klant kan dan de algemene voorwaarden laten vernietigen door een rechter. Dit heeft tot gevolg dat u geen beroep meer kan doen op de algemene voorwaarden. U kan in dat geval ook geen beroep doen op bijvoorbeeld het beding in de algemene voorwaarden waarmee uw aansprakelijkheid wordt beperkt. Vernietiging van algemene voorwaarden kan dus ernstige gevolgen hebben.

Advies

Worden algemene voorwaarden niet goed van toepassing verklaard, niet aanvaard door de klant of wordt de klant geen redelijke mogelijkheid gegeven om kennis te nemen van de algemene voorwaarden, dan kunnen de gevolgen dus groot zijn. Het inwinnen van juridisch advies is dan ook onontbeerlijk. Algemene voorwaarden opstellen blijft maatwerk. Daarom wil ik ook graag eerst uw bedrijf en uw werkwijze leren kennen, zodat we samen een voor u op maatgemaakte set algemene voorwaarden kunnen opstellen, die past bij uw bedrijf.

 Enkele praktische tips:

• Vermeld in e-mails, offertes, opdrachtbevestigingen, contracten en eventuele andere contractdocumenten en facturen ondubbelzinnig dat op alle overeenkomsten die worden gesloten de algemene voorwaarden van toepassing zijn;
• Verwijs bij voorkeur naar een specifieke versie (bijv. “versie januari 2025”) en geef aan waar en hoe deze voorwaarden kunnen worden geraadpleegd (bijv. door een hyperlink onder een e-mail op te nemen);
• Verstrek de algemene voorwaarden fysiek of elektronisch en leg vast dat deze zijn verstrekt;
• Laat de klant bevestigen dat zij akkoord is met de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden en deze ook heeft ontvangen.

Heeft u vragen over algemene voorwaarden of wilt u algemene voorwaarden laten opstellen, neem vrijblijvend contact op met Exterkate Advocatuur. Maikel Exterkate is te bereiken op +31614891468 of maikel@exterkate-advocatuur.nl. Aarzel niet om een Whatsappbericht te sturen en Maikel belt u zo snel mogelijk.